# Polityka prywatności i plików cookies Gramsam Portal i Rytmivo
**Obowiązuje od: 5 września 2026 r.**
Niniejsza Polityka wyjaśnia, w jaki sposób przetwarzamy dane osobowe oraz wykorzystujemy pliki cookies i podobne technologie w związku z korzystaniem z:
– sklepu internetowego **Gramsam Portal**, dostępnego pod adresem https://www.gramsam-portal.pl, w którym sprzedawane są różne produkty cyfrowe;
– serwisu **Rytmivo**, dostępnego pod adresem https://www.rytmivo.pl, w którym udostępniane są materiały i funkcje przeznaczone w szczególności dla nauczycieli.
## 1. Administrator danych i kontakt
Administratorem danych osobowych jest **Jonasz Mrozik**, prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą pod adresem: Wrzeście 97A, 76-200 Wrzeście, NIP: 5611566609, dalej jako „Administrator”.
W sprawach związanych z prywatnością i ochroną danych można skontaktować się z Administratorem pod adresem: **kontakt@gramsam-portal.pl**.
Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych.
## 2. Najważniejsze zasady
Przetwarzamy wyłącznie dane potrzebne do prowadzenia sklepu i serwisów, realizacji zamówień, zapewnienia dostępu do produktów cyfrowych, obsługi kont, płatności, kontaktu i obowiązków prawnych, a także — po uzyskaniu wymaganej zgody — do wysyłki newslettera, analityki i marketingu.
Nie sprzedajemy danych osobowych. Możemy jednak udostępniać je dostawcom usług niezbędnych do prowadzenia działalności, takim jak dostawcy hostingu i infrastruktury IT, operator płatności, dostawca systemu mailingowego, księgowość oraz dostawcy narzędzi analitycznych i reklamowych. Szczegóły znajdują się w dalszej części Polityki.
Serwis Rytmivo jest przeznaczony dla osób dorosłych, w szczególności nauczycieli i innych osób prowadzących zajęcia. Nie tworzymy kont dla dzieci i prosimy, aby użytkownicy nie wprowadzali do Rytmivo danych osobowych dzieci.
## 3. Jakie dane możemy przetwarzać
W zależności od sposobu korzystania z usług możemy przetwarzać:
– dane identyfikacyjne i kontaktowe, w szczególności imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu oraz dane adresowe;
– dane przedsiębiorcy lub instytucji oraz dane potrzebne do wystawienia dokumentu księgowego, w tym nazwę, adres i NIP;
– dane dotyczące zamówienia, zakupionych produktów, płatności, statusu transakcji, reklamacji, odstąpienia od umowy i korespondencji;
– dane konta w sklepie albo Rytmivo, w tym identyfikator użytkownika, adres e-mail, historię utworzenia i potwierdzenia konta, daty logowania oraz informacje o przyznanych pakietach, czasie dostępu i statusie uprawnień;
– dane techniczne, w tym adres IP, datę i czas połączenia, typ urządzenia, system operacyjny, przeglądarkę, identyfikatory cookies, logi serwera i informacje o błędach;
– dane o korzystaniu z Rytmivo, w szczególności informacje o uruchomieniu materiału, wybranym trybie działania, pobraniu materiałów do użytku offline, użytym urządzeniu, pakiecie lub materiale oraz przybliżonej wielkości pobranych danych;
– dane przekazane dobrowolnie w formularzu, wiadomości, reklamacji lub podczas kontaktu z obsługą.
Co do zasady nie przetwarzamy pełnych danych kart płatniczych. Są one wprowadzane bezpośrednio w środowisku operatora płatności lub podmiotów uczestniczących w realizacji transakcji.
## 4. Cele, podstawy prawne i okresy przetwarzania
### 4.1. Konto w sklepie
Dane podane przy zakładaniu i korzystaniu z konta klienta w Gramsam Portal przetwarzamy w celu utworzenia i prowadzenia konta, obsługi zamówień oraz udostępniania jego funkcji. Podstawą jest wykonanie umowy o prowadzenie konta lub podjęcie działań na żądanie użytkownika przed jej zawarciem — art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
Dane konta przechowujemy przez okres jego prowadzenia, a następnie do czasu upływu okresu przedawnienia ewentualnych roszczeń. Usunięcie konta nie powoduje usunięcia danych, które musimy zachować ze względu na obowiązki podatkowe, rachunkowe lub obronę przed roszczeniami.
### 4.2. Konto nauczyciela i dostęp do Rytmivo
Konto w Rytmivo może zostać utworzone:
– automatycznie po zakupie wskazanego produktu w Gramsam Portal;
– ręcznie przez Administratora, na przykład w ramach promocji, współpracy, testów lub indywidualnego przyznania dostępu.
Przetwarzamy w tym celu adres e-mail, techniczny identyfikator konta, informacje o potwierdzeniu konta i logowaniu, identyfikator oraz status zamówienia, przyznane pakiety i okres ich ważności. Dane są wykorzystywane do wysłania zaproszenia lub wiadomości umożliwiającej ustawienie hasła, uwierzytelniania użytkownika i kontroli uprawnień do materiałów.
Jeżeli konto powstaje w związku z zakupem, podstawą przetwarzania jest wykonanie umowy — art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Jeżeli bezpłatny dostęp przyznajemy na prośbę użytkownika lub w ramach uzgodnionej promocji albo współpracy, podstawą jest podjęcie działań na jego żądanie albo wykonanie odpowiedniego uzgodnienia — art. 6 ust. 1 lit. b RODO. W przypadku technicznego administrowania kontami, zapobiegania nadużyciom i dochodzenia roszczeń podstawą może być prawnie uzasadniony interes Administratora — art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
Dane konta Rytmivo przechowujemy przez czas posiadania aktywnego konta lub dostępu, a po ich zakończeniu przez okres potrzebny do obsługi rozliczeń, reklamacji i roszczeń. Dane wymagane przepisami prawa przechowujemy przez okres wynikający z tych przepisów. Użytkownik może zwrócić się o usunięcie konta, przy czym nie zawsze oznacza to możliwość natychmiastowego usunięcia wszystkich powiązanych danych.
Utworzenie konta i przyznanie dostępu na podstawie statusu zamówienia może następować automatycznie. Jest to operacja techniczna oparta na wcześniej określonych regułach i nie stanowi profilowania ani zautomatyzowanego podejmowania decyzji wywołującego skutki prawne w rozumieniu art. 22 RODO.
### 4.3. Zamówienia i dostarczanie produktów cyfrowych
Dane podawane podczas składania zamówienia przetwarzamy w celu:
– przyjęcia i realizacji zamówienia, zawarcia i wykonania umowy oraz dostarczenia produktu cyfrowego lub przyznania dostępu — art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
– obsługi płatności — art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
– wystawiania dokumentów księgowych oraz wykonania obowiązków podatkowych i rachunkowych — art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
– zapewnienia obsługi, bezpieczeństwa transakcji, ustalania, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami oraz prowadzenia wewnętrznych statystyk sprzedaży — art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
Podanie danych oznaczonych jako wymagane jest dobrowolne, ale niezbędne do złożenia i realizacji zamówienia. Zakres danych zależy od rodzaju produktu i wybranej metody płatności lub dokumentu sprzedaży. W przypadku produktów cyfrowych adres dostawy może nie być potrzebny.
Dane dotyczące zamówienia przechowujemy przez czas jego realizacji, a następnie do upływu okresu przedawnienia roszczeń. Dokumentację podatkową i księgową przechowujemy przez okres wymagany przepisami prawa, liczony zgodnie z właściwymi regulacjami podatkowymi i rachunkowymi.
### 4.4. Płatności Paynow
Płatności elektroniczne są obsługiwane przez **mElements S.A.**, operatora usługi Paynow z grupy mBank. W zależności od wybranej metody Paynow może umożliwiać płatność BLIK, przelewem internetowym, kartą, portfelem cyfrowym albo płatność odroczoną PayPo.
W celu rozpoczęcia, autoryzacji, rozliczenia lub zwrotu płatności przekazujemy operatorowi dane niezbędne do obsługi transakcji, w szczególności identyfikator i opis zamówienia, kwotę, walutę oraz dane płatnika wymagane dla wybranej metody. Operator płatności i uczestniczące w transakcji banki, organizacje kartowe lub dostawcy płatności mogą działać jako odrębni administratorzy danych zgodnie z własnymi obowiązkami prawnymi i politykami prywatności.
### 4.5. Faktury i księgowość
Dane potrzebne do wystawienia i przechowywania dokumentów księgowych przetwarzamy w celu wypełnienia obowiązków prawnych — art. 6 ust. 1 lit. c RODO. W tym celu korzystamy z systemu **wFirma.pl** oraz usług biura rachunkowego **Elcom Sp. z o.o.**
Dane przechowujemy przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi oraz — gdy jest to uzasadnione — do czasu upływu okresu przedawnienia związanych z nimi roszczeń.
### 4.6. Newsletter
Jeżeli zapiszesz się do newslettera, przetwarzamy Twój adres e-mail oraz informacje techniczne dotyczące zapisu, wysyłki i rezygnacji. Podstawą przetwarzania jest zgoda — art. 6 ust. 1 lit. a RODO — oraz zgoda wymagana przepisami dotyczącymi komunikacji elektronicznej.
Do obsługi newslettera korzystamy z **MailerLite**. Dane przetwarzamy do czasu wycofania zgody, rezygnacji z newslettera albo zakończenia jego prowadzenia. Możemy zachować ograniczony dowód udzielonej lub wycofanej zgody przez okres potrzebny do wykazania zgodności z prawem i obrony przed roszczeniami — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
Zgodę można wycofać w dowolnym momencie, w szczególności korzystając z linku rezygnacji w wiadomości. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
### 4.7. Kontakt i formularze
Jeżeli kontaktujesz się z nami, przetwarzamy podane dane w celu udzielenia odpowiedzi i prowadzenia korespondencji. Podstawą jest, zależnie od treści wiadomości:
– podjęcie działań na Twoje żądanie przed zawarciem umowy lub wykonanie umowy — art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
– prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu komunikacji, obsłudze zapytań oraz ochronie przed roszczeniami — art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
Korespondencję przechowujemy przez czas potrzebny do obsługi sprawy, a następnie do czasu upływu okresu przedawnienia możliwych roszczeń lub utraty przydatności korespondencji. Wiadomości objęte dokumentacją księgową lub prawną mogą być przechowywane dłużej, jeśli wymagają tego przepisy.
### 4.8. Reklamacje, zwroty i odstąpienie od umowy
Dane zawarte w reklamacji, żądaniu zwrotu lub oświadczeniu o odstąpieniu od umowy przetwarzamy w celu obsługi sprawy oraz realizacji obowiązków wynikających z przepisów konsumenckich i umowy — art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO. Możemy je następnie przechowywać w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami — art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
Dane przechowujemy przez czas rozpatrywania sprawy, a następnie do upływu okresu przedawnienia roszczeń oraz przez okres wymagany przepisami, jeżeli dokumentacja jest związana z rozliczeniami.
### 4.9. Bezpieczeństwo, logi i przeciwdziałanie nadużyciom
Podczas korzystania ze stron i usług serwery automatycznie rejestrują informacje techniczne, takie jak adres IP, data i czas żądania, adres zasobu, rodzaj przeglądarki, urządzenie, status odpowiedzi i informacje o błędach. Dane te wykorzystujemy do zapewnienia bezpieczeństwa, diagnozowania problemów, utrzymywania działania usług i przeciwdziałania nadużyciom. Podstawą jest prawnie uzasadniony interes Administratora — art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
Logi przechowujemy przez okres odpowiedni do ich celu i konfiguracji dostawcy infrastruktury, co do zasady nie dłużej, niż jest to potrzebne do wykrycia i wyjaśnienia zdarzeń technicznych lub bezpieczeństwa. Dane dotyczące konkretnego incydentu mogą być przechowywane do zakończenia jego wyjaśniania lub upływu okresu przedawnienia związanych z nim roszczeń.
### 4.10. Wewnętrzna analityka Rytmivo
W Rytmivo rejestrujemy ograniczone informacje o sposobie korzystania z materiałów, między innymi uruchomienia utworów, tryb odtwarzania, pobranie do użytku offline, rodzaj urządzenia, identyfikator pakietu lub materiału oraz przybliżony rozmiar pobrania. Pomaga to utrzymywać usługę, planować zasoby i rozwijać materiały.
Jeżeli informacje są zapisywane lub odczytywane z urządzenia użytkownika i nie są niezbędne do świadczenia żądanej usługi, podstawą ich użycia jest zgoda udzielona w ustawieniach prywatności lub cookies. W pozostałym zakresie podstawą analizy zagregowanych danych może być prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na rozwoju i ocenie działania usługi — art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
## 5. Odbiorcy danych i dostawcy usług
W niezbędnym zakresie dane mogą otrzymywać:
– **zenbox.pl** — hosting, utrzymanie sklepu, serwerów i poczty;
– **Supabase, Inc.** — baza danych, uwierzytelnianie użytkowników, przechowywanie plików i obsługa kont Rytmivo;
– **Railway Corporation** — infrastruktura i uruchamianie aplikacji Rytmivo;
– **mElements S.A. (Paynow)** oraz podmioty uczestniczące w wybranej metodzie płatności — obsługa płatności;
– **MailerLite** — wysyłka i obsługa newslettera;
– **wFirma.pl (Web INnovative Software Sp. z o.o.)** — fakturowanie i obsługa dokumentów księgowych;
– **Elcom Sp. z o.o.** — usługi księgowe;
– Google, Meta i dostawcy narzędzi opisanych w części dotyczącej cookies — wyłącznie w zakresie wynikającym z uruchomienia tych narzędzi;
– dostawcy usług IT, prawnych, księgowych, pocztowych, bezpieczeństwa lub wsparcia technicznego, jeżeli dostęp do danych jest niezbędny do wykonania ich usług;
– organy publiczne lub inne uprawnione podmioty, jeżeli obowiązek przekazania danych wynika z przepisów prawa.
Dostawcy przetwarzający dane na nasze zlecenie są zobowiązani przetwarzać je zgodnie z umową, instrukcjami Administratora i właściwymi przepisami. Niektórzy dostawcy, w szczególności operatorzy płatności oraz dostawcy usług analitycznych i reklamowych, mogą w określonym zakresie działać jako odrębni administratorzy.
## 6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Korzystanie z dostawców takich jak Supabase, Railway, Google, Meta lub MailerLite może wiązać się z dostępem do danych albo ich przekazywaniem poza Europejski Obszar Gospodarczy, w szczególności do Stanów Zjednoczonych.
W takim przypadku przekazywanie danych odbywa się na podstawie mechanizmu dopuszczonego przez RODO, odpowiedniego dla danego dostawcy i rodzaju transferu, w szczególności:
– decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, w tym Ram Ochrony Danych UE–USA, jeśli odbiorca jest objęty tym mechanizmem;
– standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską;
– innego mechanizmu przewidzianego w rozdziale V RODO, wraz z dodatkowymi zabezpieczeniami, jeżeli są wymagane.
Informacje o stosowanym mechanizmie i możliwość uzyskania kopii odpowiednich zabezpieczeń można uzyskać, kontaktując się z Administratorem. Kopia może zostać przekazana z usunięciem informacji poufnych.
## 7. Cookies i podobne technologie
### 7.1. Czym są cookies
Cookies to niewielkie informacje zapisywane na urządzeniu użytkownika podczas korzystania ze strony. Korzystamy również z podobnych technologii, takich jak pamięć lokalna przeglądarki (localStorage), IndexedDB, Cache API i identyfikatory urządzenia. W dalszej części określenie „cookies” może obejmować także te podobne technologie.
### 7.2. Kategorie stosowanych technologii
Możemy wykorzystywać:
1. **Niezbędne cookies i pamięć przeglądarki** — umożliwiają działanie sklepu, koszyka, realizację zamówień, logowanie, ochronę sesji, bezpieczeństwo, zapamiętanie wyborów dotyczących prywatności oraz dostęp do zakupionych treści. Są używane w celu świadczenia usługi żądanej przez użytkownika i nie wymagają zgody, jeśli spełniają warunki przewidziane prawem.
2. **Funkcjonalne technologie Rytmivo** — zapamiętują ustawienia odtwarzacza i umożliwiają pobieranie wybranych materiałów do użytku offline. Funkcja offline może wykorzystywać localStorage, IndexedDB i Cache API. Usunięcie danych witryny w przeglądarce może usunąć pobrane materiały i zapisane ustawienia.
3. **Analityczne cookies** — pomagają zrozumieć korzystanie ze stron i poprawiać ich działanie. W Gramsam Portal korzystamy z Google Analytics oraz Google Tag Managera jako narzędzia służącego do zarządzania skryptami. Technologie analityczne, które nie są niezbędne, uruchamiamy po uzyskaniu zgody.
4. **Marketingowe cookies** — służą do pomiaru kampanii, tworzenia grup odbiorców, remarketingu i dopasowywania reklam. Korzystamy z Google Ads oraz Meta Pixel. Uruchamiamy je po uzyskaniu zgody.
5. **Treści zewnętrzne i media społecznościowe** — strony mogą zawierać materiały lub funkcje pochodzące z serwisów takich jak YouTube, Facebook lub Instagram. Ich uruchomienie może powodować zapis cookies i przekazanie dostawcy danych technicznych. Jeżeli dana integracja nie jest niezbędna, powinna zostać uruchomiona dopiero po zgodzie użytkownika.
Google Tag Manager sam służy do zarządzania innymi skryptami. O tym, czy jego wykorzystanie prowadzi do zapisywania lub odczytywania informacji, decyduje konfiguracja uruchamianych za jego pośrednictwem narzędzi.
### 7.3. Zarządzanie zgodą
Podczas pierwszej wizyty wyświetlamy narzędzie umożliwiające zaakceptowanie, odrzucenie albo wybór opcjonalnych kategorii cookies. Brak zgody lub jej wycofanie nie może blokować podstawowych funkcji sklepu ani dostępu do zakupionego produktu, ale może ograniczyć funkcje dodatkowe, statystyki, personalizację lub osadzone materiały zewnętrzne.
Zgodę można w dowolnym momencie zmienić lub wycofać za pomocą ustawień cookies dostępnych na stronie. Można również usuwać albo blokować cookies w ustawieniach przeglądarki. Zablokowanie niezbędnych technologii może jednak uniemożliwić logowanie, korzystanie z koszyka, zapamiętanie ustawień lub działanie trybu offline.
W narzędziu do zarządzania zgodą powinna być dostępna aktualna lista konkretnych cookies, dostawców, celów oraz okresów ich działania. Lista ta może zmieniać się wraz z konfiguracją stron i wykorzystywanych usług.
## 8. Google, Meta i materiały zewnętrzne
Po uzyskaniu odpowiedniej zgody możemy korzystać z:
– **Google Analytics** — do analizy ruchu i korzystania ze strony;
– **Google Tag Manager** — do zarządzania kodami narzędzi analitycznych i marketingowych;
– **Google Ads** — do pomiaru skuteczności reklam i remarketingu;
– **Meta Pixel** — do pomiaru kampanii, tworzenia grup odbiorców i wyświetlania reklam w usługach Meta;
– **YouTube** oraz funkcji Facebooka lub Instagrama — do prezentowania treści i funkcji społecznościowych.
Dostawcy tych narzędzi mogą łączyć otrzymywane dane z innymi informacjami posiadanymi w ramach kont użytkowników, zgodnie z własnymi zasadami prywatności. Zakres działania narzędzi zależy od ich aktualnej konfiguracji i wyboru dokonanego w ustawieniach cookies.
## 9. Prawa osób, których dane dotyczą
Na zasadach określonych w RODO przysługują Ci odpowiednio prawa do:
– dostępu do danych i otrzymania ich kopii;
– sprostowania danych;
– usunięcia danych;
– ograniczenia przetwarzania;
– wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
– przenoszenia danych przetwarzanych na podstawie zgody lub umowy w sposób zautomatyzowany;
– wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania;
– wniesienia skargi do **Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych**.
Żądania dotyczące praw można przesyłać na adres **kontakt@gramsam-portal.pl**. Przed realizacją żądania możemy poprosić o informacje potrzebne do potwierdzenia tożsamości, aby nie udostępnić ani nie usunąć danych niewłaściwej osoby.
Prawa nie mają charakteru bezwzględnego. Na przykład nie usuniemy danych, które musimy zachować ze względu na obowiązek prawny albo potrzebę ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.
## 10. Bezpieczeństwo danych
Stosujemy środki techniczne i organizacyjne dobrane do charakteru danych i ryzyka, w tym szyfrowane połączenia, kontrolę dostępu, mechanizmy uwierzytelniania, ograniczanie uprawnień do baz danych i zasobów, rejestrowanie zdarzeń oraz aktualizowanie wykorzystywanego oprogramowania.
Hasła użytkowników Rytmivo są obsługiwane przez system uwierzytelniania i nie są przechowywane przez Administratora w jawnej postaci. Użytkownik powinien stosować unikalne, odpowiednio silne hasło i nie udostępniać go innym osobom.
Żaden sposób przesyłania lub przechowywania danych nie zapewnia całkowitego bezpieczeństwa. W razie stwierdzenia incydentu podejmiemy działania wymagane przez właściwe przepisy.
## 11. Źródło danych i obowiązek ich podania
Większość danych otrzymujemy bezpośrednio od użytkownika. Dane konta Rytmivo mogą również pochodzić z zamówienia złożonego w Gramsam Portal albo zostać wprowadzone przez Administratora na podstawie zgłoszenia, promocji lub uzgodnionej współpracy.
Podanie danych jest dobrowolne, ale dane oznaczone jako wymagane są niezbędne do wykonania odpowiedniej czynności, np. złożenia zamówienia, otrzymania dokumentu księgowego, założenia konta, uzyskania dostępu albo otrzymania odpowiedzi.
## 12. Zmiany Polityki
Polityka może być aktualizowana w razie zmian prawa, sposobu działania sklepu lub Rytmivo, wykorzystywanych usług albo zakresu przetwarzania danych. Aktualna wersja jest publikowana na stronach Administratora wraz z datą obowiązywania. O zmianach mających istotny wpływ na użytkowników możemy poinformować dodatkowo za pomocą strony lub wiadomości e-mail.